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個人情報取扱規程

 

第1章  総則

(目的)

第1条  本規程は、当代理店における保険代理店業務に係わる個人情報の適法かつ適正な取扱の確保に関する基本的事項を定めることにより、個人の権利・利益を保護することを目的とする。

 

(定義)

第2条  本規程における各用語の定義は、「個人情報の保護に関する法律(以下、「個人情報保護法」という。)」および関係各省庁の個人情報保護に関するガイドラインによるものとする。

 

(適用)

第3条  本規程は、当代理店の従業者(保険募集に従事するか否かを問わない。)に適用する。

 

(個人情報の安全管理に係わる基本方針)

第4条  当代理店における個人情報の適法かつ適正な取扱を確保するため、次の事項を含む個人情報の安全管理に係わる基本方針を定める。

(1)個人情報取扱事業者の名称

(2) 安全管理措置に関する質問および苦情処理の窓口

(3) 個人データの安全管理に関する宣言

(4) 基本方針の継続的改善の宣言

(5) 関係法令遵守の宣言

2.個人情報の安全管理に係わる基本方針は、当代理店の従業者に周知するとともに、当代理店のホームページへの掲載、事務所への掲示等にて公表する。

 

第2章  管理体制

(個人データ管理責任者)

第5条  当代理店は、[   代表取締役  土谷 州治   ]を個人情報の安全管理に係る業務遂行の総責任者(個人データ管理責任者)とする。

2.個人データ管理責任者は、次に掲げる業務を所管する。

① 個人データの安全管理に関する規程及び委託先の選定基準の承認及び周知

② 個人データを取り扱う部署毎の個人データ管理者の任命及び本人確認に関する情報の管理者の任命

③ 個人データ管理者からの報告徴収及び助言・指導

④ 個人データの安全管理に関する教育・研修の企画

⑤ その他個人データの安全管理に関する事項

3.前項②に定める個人データ管理者は、個人データ管理責任者が兼務することができる。

4.第2項②に定める本人確認に関する情報の管理者は、個人データ管理者が兼務することができる。

(個人データ管理者)

第6条  個人データ管理者は、次に掲げる業務を所管する。

① 個人データの取扱者の指定及び変更等の管理

② 個人データの利用申請の承認及び記録等の管理

③ 個人データを取り扱う保管媒体の設置場所の指定及び変更の管理

④ 個人データの管理区分及び権限についての設定及び変更の管理

⑤ 個人データの取扱状況の把握

⑥ 委託先における個人データの取扱状況等の監督

⑦ 個人データの安全管理に関する教育・研修の実施

⑧ 個人データ管理責任者に対する報告

⑨ その他所管部署における個人データの安全管理に関すること

 

(自主点検の実施)

第7条  個人データ管理責任者は、別に定める「個人データの取扱状況の点検に係る規程」に従い、個人情報の取扱に関する法令および諸規程の遵守状況に関する自主点検の実施計画を立案し、個人情報取扱部署毎に自主点検を定例的に実施する。

2.自主点検の実施責任者は当該取扱部署の個人データ管理者とし、点検結果を個人データ管理責任者へ報告する。

 

(体制の見直し)

第8条  個人データ管理責任者は、前条の自主点検の結果に照らし、必要に応じて個人情報の取扱に関する安全対策、諸施策を改善しなければならない。

 

第3章  運用

(管理原則)

第9条  個人情報は、本規程に従い適切に管理し、その重要度に応じて取得、利用、移送、保管、廃棄する。

 

(利用目的)

第10条  当代理店は、個人情報の利用目的をできる限り特定する。

2.個人情報は、あらかじめ本人の同意を得ずに、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて取扱ってはならない。

3.利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると認められる範囲を超えて行ってはならず、変更された利用目的は遅滞なく本人に通知または公表を行う。

 

(適正な取得)

第11条  個人情報は、偽りその他不正の手段により取得してはならない。

 

 

(利用目的の通知・公表・明示)

第12条  当代理店は、個人情報の取得に際し、当代理店の利用目的をあらかじめ公表している場合を除きその利用目的を本人に通知する。

2.当代理店は、書面により個人情報を取得する場合には、あらかじめ本人に対し当代理店の利用目的を明示する。但し、個人情報保護法第182項に定められている場合を除く。

 

(センシティブ情報)

第13条  センシティブ情報については、法令・諸規則に定められた場合のほか、原則として取得、利用または第三者提供を行わない。

2.適切な業務運営を確保する必要からセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合は、本人から同意を得ることとする。

 

(個人データの正確性の確保)

第14条  当代理店は、利用目的の達成に必要な範囲内において個人データを正確かつ最新の内容に保つものとする。

 

(個人情報等の取扱台帳)

第15条  個人データ管理責任者は、取扱う個人情報等の取扱い状況を確認できる手段として以下の事項を含む台帳等を整備するとともに、適宜に見直しを行うものとする。

①  取得項目

②  利用目的

③  保管場所・保管方法・保管期限

④  管理部署

⑤  アクセス制限の状況

2.個人情報等の取扱部署の個人データ管理者は、本条第1項に定める台帳に関する事項を個人データ管理責任者に報告しなければならない。

 

(安全管理措置)

第16条  当代理店は、取扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のため、組織的、人的、技術的に適切な措置(以下「安全管理措置」という。)を講じるものとする。

2.安全管理措置は、個人データの安全管理に係る取扱規程に定めるものとする。

 

(漏えい時の対応)

第17条  従業者は、自らの部署において個人情報の漏えい等の事故または違反の発生あるいはそのおそれのある場合は別に定める「個人データの安全管理に係る取扱規程(漏えい事案等への対応の段階)」に従い、直ちにその旨を個人データ管理責任者に報告し、その指示を求めなければならない。

 

 

 

(従業者の監督)

第18条  当代理店は、従業者が個人情報等を取扱うにあたり、必要かつ適切な監督を行う。

2.当代理店は、従業者に対して個人情報の保護および適正な取扱いに関する誓約書等の提出を命じることができる。

 

(社内教育)

第19条  従業者に対する個人情報の保護および適正な取扱いに関する教育方針は、個人データ管理責任者が計画、決定する。

2.従業者は、個人データ管理責任者が指定する個人情報の適正な管理に関する研修を受講しなければならない。

 

(委託先の監督)

第20条  個人データ管理責任者は、個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合は、取扱いを委託した個人データの安全管理が図られるように、別に定める「個人データの外部委託に係る規程」に従い、委託先に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

2.前項の委託を行う個人データ管理責任者は、委託先に対し以下の各号の事項を実施しなければならない。

(1) 委託先の個人情報保護体制が十分であることを確認した上で委託先を選定すること

(2) 委託先との間で、次の事項を含む契約書等を締結すること

①  委託者の監督・監査・報告徴収に関する権限

②  委託先における個人データの漏えい、盗用、改ざん及び目的外利用の禁止

③  再委託における条件

④  漏えい事案等が発生した際の委託先の責任

 

(第三者提供の制限)

第21条  当代理店は、法令で定められた場合を除き、あらかじめ本人の同意なく個人データの第三者への提供を行わない。

 

(開示・訂正・利用停止)

第22条 当代理店は、保険代理店業務に係わる保有個人データに関し、個人情報保護法に基づく開示・訂正・利用停止等の求めを受けた場合は、保険会社の定める方法により保険会社にその旨を連絡するものとする。

2.保険代理店業務に係わる個人データに関し、個人情報保護法に基づかない一般的な問い合わせ等の場合は、本人確認を適切に行ったうえ回答を行うことができる。

 

(苦情の処理)

第23条  当代理店における個人情報の取扱いに関する苦情の窓口は、個人データ管理責任者とする。

  2.従業者が、個人情報の取扱いに関する苦情を受付けた場合は、速やかに個人データ管理責任者に報告を行わなければならない。

 

(罰則)

第24条  当代理店は、本規程に違反した従業員に対して就業規則等に基づき処分を行う。また、その他の従業者に対しては、契約または法令に照らして決定する。

 

(改廃)

第25条  本規程の改廃は、代理店主の決裁において行うものとする。

 

<附則>

第1条  本規程は 22  4 1日より実施する。

 

以 上

 

 

[ 札幌オートオークション㈱  ]代理店における個人データ管理者等

 

個人データ管理者

代表取締役  土谷 州治

 

本人確認に関する情報の管理者

代表取締役  土谷 州治

 

 


 

個人データの安全管理に係る取扱規程

 

 

第1条  目的

  本規程は、当社における個人データの安全管理措置について定めたものである。

 

第2条  定義

1.「取得」とは、本人または第三者から個人データを物理的および電子的手段により取得することなどをいう(社内の他部門からの取得は含まない)。

2.「入力」とは、取得した個人データをデータベース等の情報システムに物理的および電子的に入力することなどをいう。

3.「利用」とは、個人データを利用目的の範囲内で取扱うことなどをいう。

4.「加工」とは、個人データの更新を行うこと、または個人データを利用し、新たなデータベースを作成することなどをいう。

5.「管理区域」とは、営業範囲を勘案して予め指定した区域をいう。

6.「保管」とは、個人データを加工せず、オフィスフロア内に置き管理することなどをいう。

7.「保存」とは、個人データを加工せず、オフィスフロア外(書庫等)に置き廃棄に至るまで管理すること、およびパソコンや電子媒体等に電子データを格納し消去にいたるまで管理すること(個人データのバックアップを含む。)などをいう。

8.「移送」とは、物理的な手段により個人データを異なる場所や人に移すことなどをいう。

9.「送信」とは、電子的な手段により個人データを異なる場所や人に移すことなどをいう。

10.「消去」とは、個人データが保存されている媒体の個人データを電子的な方法その他の方法により削除することなどをいう。

11.「廃棄」とは、個人データが保存されている媒体を物理的に廃棄することなどをいう。

 

第3条  個人データの取扱者の役割・責任および取扱者の限定

1.個人データ管理責任者は、個人データの取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない。

2.個人データ管理者は、各部署において業務上必要な者に限り個人情報の取り扱いが行われるよう取扱者を限定しなければならない。

 

第4条  センシティブ情報の取扱者の限定

  個人データ管理者は、個人情報のうち、健康状態・病歴などのセンシティブ情報の取扱者を必要最小限に限定しなければならない。

 

第5条  取り扱いの対象となる個人データの限定

  個人データ管理者は、取り扱う個人データを業務上必要な範囲内のものに限定しなければならない。

 

第6条  個人データの取り扱い時の照合および確認手続き

1.個人データの取扱者は、個人データを取得するときには、情報提供者の本人確認および権限等の確認を行わなければならない。

2.個人データの取扱者は、個人データを入力するときには、入力データが正確であることを確認しなければならない。

3.個人データの取扱者は、利用する個人データが対象データとして正しいかについて確認しなければならない。

4.個人データの取扱者は、利用する個人データが正しく加工されたかについて元データと照合しなければならない。

5.個人データの取扱者は、個人データの移送・送信するときには、移送・送信先に相違がないか照合および確認を行わなければならない。

6.個人データの取扱者は、個人データの消去・廃棄に際し、消去・廃棄する個人データについて、個人データ管理台帳等により保管期間を照合または消去・廃棄理由を確認のうえ、消去・廃棄しなければならない。

7.個人データの取扱者は、個人データを消去・廃棄する際には、当該データが保存されている機器・記録媒体等の性質に応じ適正な方法で消去・廃棄しなければならない。

 

第7条  取得・入力の規程外作業に関する申請および承認手続き

  個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人情報を取り扱う場合は、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。


 

第8条  機器・記録媒体等の管理手続き

1.個人データ管理者は、取り扱う個人データが保存された機器・記録媒体等の設置場所の指定ならびに管理区分および権限の設定をし、必要に応じ変更しなければならない。

2.個人データの取扱者は、前項の指定および設定に従い、個人データが保存された機器・記録媒体等を適切に保管しなければならない。

 

第9条  個人データへのアクセス制御

1.個人データ管理者は、個人データへのアクセスを制御するために、取り扱う個人データが保存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。

  個人データの取り扱いに必要なIDおよびパスワードの管理を徹底する。

  個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースへの部外者の立ち入りを制限する。

  受信した郵便物やFAX等の個人情報について適切な管理を行う。

2.個人データ管理者は、センシティブ情報へのアクセス制御について、個人データの取扱いを認められた必要最小限の取扱者に限り利用・加工、保管・保存、移送・送信が行われるようIDおよびパスワードを付与すると共に、IDおよびパスワードの管理を徹底しなければならない。

 

10  取扱状況の記録および分析

1.個人データの取扱者は、個人データを取り扱う場合、情報の種類や形態等に応じて、必要に応じ、かつ適切に個人データの取扱状況について記録を行わなければならない。

2.個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。

 

11  センシティブ情報の取り扱いの制限

  個人データの取扱者は、センシティブ情報については、次に掲げる場合を除くほか、取り扱ってはならない。

  保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得・入力、利用・加工する場合

  相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得する場合

  保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得・入力、利用・加工する場合

  前各号のほか、金融庁ガイドライン第6条第1項各号に掲げる場合

 

12  センシティブ情報の取得・入力、利用・加工に際して本人同意が必要である場合における本人同意の取得および本人への説明事項

1.個人データの取扱者は、前条①に基づきセンシティブ情報を取得・入力、利用・加工する場合には、当該センシティブ情報を保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲で取得・入力、利用・加工しなければならない。

2.個人データの取扱者は、前項において本人の同意に基づかない場合には、当該センシティブ情報を取得・入力、利用・加工してはならない。

3.個人データの取扱者は、郵送等により取得した個人データが含まれる文書等にセンシティブ情報が含まれている場合は、原則として、本人の指定した方法により、当該情報を速やかに本人に返却もしくは廃棄する。

  ただし、当該文書等に記載された他の情報が業務遂行上必要な場合、個人データの取扱者は、直ちに当該センシティブ情報の記載部分を判読不能な状態にして取得・入力、利用・加工するものとする。

 

 

13  個人データに関する障害発生時の対応・復旧手続き

1.個人データ管理者は、保管・保存または移送・送信した個人データについて、取扱者に対し定期的にバックアップ等を行うよう徹底すると共に、保管・保存または移送・送信した個人データに障害が発生した際にはバックアップデータ等により復旧させなければならない。

2.個人データの取扱者は、作成したバックアップデータ等を適切に管理しなければならない。

 

14  個人データの管理区域外への持ち出しに関する措置

1.個人データ管理責任者は、個人データの管理区域外への持ち出しに関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない。

2.個人データ管理者は、個人データの管理区域外への持ち出しに関する取扱者を必要最小限に限定しなければならない。

3.個人データ管理者は、管理区域外に持ち出すことが可能な個人データを業務上必要最小限の範囲に限定しなければならない。

4.個人データ管理者は、個人データの管理区域外への持ち出しに際し、個人データを持ち出す者が第2項で限定された取扱者本人であることを確認しなければならない。

  また、個人データ管理者は、持ち出す個人データが第3項により持ち出すことを限定した個人データの範囲内であるか確認しなければならない。

5.個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち出す場合には、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。

6.個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち出す場合には、別に定める件数等に限ると共に、個人データが保存された機器・媒体等を常時携行するなど適切に管理しなければならない。

7.個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち出す場合には、データの種類や形態等に応じて、必要かつ適切に持ち出した個人データの状況について報告および記録を行わなければならない。

  個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、報告および記録された状況を確認する。

 

15  個人データの利用者の識別および認証

  個人データを取り扱う取扱者の識別および認証機能を設けなければならない。

 

16  個人データの管理区分の設定およびアクセス制御

1.個人データを取り扱う段階における管理区分の設定およびアクセス制御機能を設けなければならない。

2.前項のアクセス制御機能の設定にあたっては、センシティブ情報の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。

 

17  個人データへのアクセス権限の管理

1.個人データのアクセス権限に関する機能を設けなければならない。

2.前項のアクセス権限に関する機能の設定にあたっては、センシティブ情報の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。

 

18  個人データの漏えい・き損等防止策

  個人データの漏えい・き損等の防止策を講じなければならない。

 

19  個人データへのアクセス記録および分析

  個人データのアクセス記録を取得し、必要な期間保管するとともに、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。

 

20  個人データを取扱う情報システムの稼動状況の記録および分析

  個人データのシステムの稼動状況に関し記録を取得し、必要な期間保管するとともに、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。

 

  22年  4月  1日 制定


 

個人データの安全管理に係る取扱規程(漏えい事案等への対応の段階)

 

 

第1条  目的

  本規程は、当社における個人データの安全管理措置のうち、個人データの漏えい事案等への対応の段階における取り扱いについて定めたものである。

 

第2条  定義

  「漏えい事案等」とは、個人情報が記載・収録された帳票や電子記録媒体(FDCD-ROM等)の盗難または紛失、郵便物の誤送付、電子メールやファックスの誤送信等の事故により、個人情報の漏えい、滅失または毀損が生じ、または生じるおそれが高い場合をいう。

 

第3条  漏えい事案等への対応に関する対応部署の役割・責任および取扱者の限定

1.個人データ管理責任者は、漏えい事案等への対応に関する対応者(以下、「対応者」という。)の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない。

2.対応者は、業務上必要な者に限り漏えい事案等への対応が行われるよう漏えい事案等における個人データの取扱者を限定しなければならない。

 

第4条  漏えい事案等への対応の規程外作業に関する申請および承認手続き

  個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で漏えい事案等に対応する場合は、対応者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。

 

第5条  漏えい事案等の影響等に関する調査手続き

  対応者は、社内で連携のうえ漏えいした個人データの取扱状況の記録内容の分析を行い、漏えいした個人データの量、質、事故の原因、態様、被害の程度等漏えい事案等の内容および影響の調査を行うこととする。

 

第6条  再発防止策・事後対策の検討に関する手続き

  対応者は、社内で協議のうえ、漏えいした個人データの取扱状況の記録内容の分析を踏まえた再発防止策・事後対策を策定し、個人データ管理責任者へ報告することとする。

 

第7条  報告に関する手続き

1.漏えい事案等が発生した場合、発見者は、漏えい範囲の拡大防止等必要な措置をとると共に、直ちに対応者に報告しなければならない。

2.対応者は、報告を受けた漏えい事案等について、直ちに取引保険会社に報告しなければならない。

3.対応者は取引保険会社の指示に従い、社外への報告等(警察への届出、本人への通知等、二次被害の防止・類似事案の発生回避の観点からの漏えい事案等の事実関係および再発防止策の公表)の要否およびその方法について決定しなければならない。

 

第8条  漏えい事案等への対応記録および分析

1.対応者は、漏えい事案等へ対応する場合、データの種類や形態等に応じて、必要に応じ、かつ適切に漏えい事案等への対応状況について記録を行わなければならない。

2.対応部署の個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。

 

  22年  4月  1日 制定

 


 

個人データの取扱状況の点検に係る規程

 

 

第1条  目的

本規程は、当社における個人データの取扱状況に関する点検について定めたものである。

 

第2条  実施部署

1.個人データ管理責任者は、個人データを取り扱う部署において個人データの点検に関する点検責任者および点検担当者を選任し、当該部署が自ら点検を実施するよう指示しなければならない。

2.点検責任者と点検担当者は兼務することができる。

 

第3条  点検

1.個人データ管理責任者は、個人データの取扱状況の点検に関する計画を立案し、点検責任者に対し、定期的および臨時の点検を実施するよう指示しなければならない。

2.点検担当者は、点検責任者の指示に基づいて確実に点検を実施しなければならない。

3.点検担当者は、点検により個人データの取り扱いに関する規程に違反する事項などを発見した場合には、点検責任者に報告しなければならない。

4.点検責任者は、規程に違反する事項について、個人データ管理責任者に報告すると共に個人データ管理責任者の指示を踏まえ、改善のための措置を講じなければならない。

 

 

 

  22年  4月  1日 制定

 


 

個人データの外部委託に係る規程

 

 

第1条  目的

本規程は、当社による個人データの取扱いの委託について、個人データを適正に取扱っていると認められる者を選定すること、および委託先における個人データに対する安全管理措置が図られることを確保するため定めたものである。

 

第2条  定義

1.「委託」とは、契約の形態や種類を問わず、当社が他の者に個人データの取扱いの全部または一部を行わせることを内容とする契約の一切を含む。

2.「委託先」とは、当社が、個人データの取扱いの全部又は一部を第三者に委託する場合の当該第三者のことをいう。

 

第3条  委託にあたっての所属保険会社への申請および承認

  個人データ管理責任者は、個人データの委託にあたって、所属保険会社に申請し、承認を得なければならない。

  ただし、所属保険会社が別に定める場合はこの限りではない。

 

第4条  委託先選定の基準

1.個人データ管理者は、委託先を選定するにあたって、「委託先選定チェックリスト」を別に定め、これに基づき委託先を選定するとともに、「委託先選定チェックリスト」を定期的に見直さなければならない。

2.個人データ管理者は、「委託先選定チェックリスト」の策定および見直しにあたっては個人データ管理責任者の承認を得なければならない。

3.個人データ管理責任者は、承認した「委託先選定チェックリスト」を組織内に周知しなければならない。

 

第5条  委託先における選定基準の遵守状況の確認

  個人データ管理者は、委託契約後に「委託先選定チェックリスト」に定められた事項の委託先における遵守状況を定期的または随時に確認するとともに、委託先が当該基準を満たしていない場合には、委託先に対して改善を求めなければならない。

 

第6条  委託契約

1.個人データ管理責任者は、選定した委託先との間で、以下の安全管理に関する事項を盛り込んだ委託契約の締結等をしなければならない。

  当社の委託先に対する監督および監査報告徴収に関する権限

  委託先における個人データの漏えい、盗用、改竄および目的外利用の禁止

  再委託における条件

  漏えい等が発生した際の委託先の責任

2.個人データ管理責任者は、定期的に委託契約等に盛り込む安全管理に関する事項を見直さなければならない。

 

第7条  委託先における委託契約上の安全管理措置の遵守状況の確認

  個人データ管理者は、定期的または随時に委託先における委託契約上の安全管理の遵守状況を確認するとともに、委託先が遵守していない場合には、委託先に対して改善を求めなければならない。

 

  22年  4月  1日 制定